Bạn có đam mê viết lách và muốn tạo ra những tác động tích cực đến cuộc sống của hàng triệu người? UX Writing là một nghề nghiệp kết hợp giữa sự sáng tạo và kỹ năng phân tích để tạo ra những nội dung hấp dẫn và hiệu quả. Từ việc đặt tên cho các nút bấm đến việc viết những thông điệp truyền cảm hứng, một UX Writer cần phải có khả năng thấu hiểu tâm lý người dùng và sử dụng ngôn ngữ một cách hiệu quả. Hãy cùng MangoAds tìm hiểu về sự trỗi dậy của UX Writing, tầm quan trọng của nó trong việc tạo ra các sản phẩm số thành công và cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn đang chờ đón bạn.

1. UX writing là gì?

UX Writing là công việc tạo ra các nội dung giúp người dùng tương tác với sản phẩm kỹ thuật số một cách dễ hiểu và thuận tiện nhất. Điều này bao gồm các văn bản xuất hiện trên các giao diện như nút bấm, biểu mẫu, thông báo lỗi, và các hướng dẫn trong ứng dụng. UX Writer có nhiệm vụ tạo ra nội dung ngắn gọn, súc tích, nhưng vẫn đảm bảo truyền tải đầy đủ thông tin cần thiết, giúp người dùng hoàn thành mục tiêu mà không gặp trở ngại. 

Hình 1: Khái niệm về UX Writing (Nguồn: Internet)

Ví dụ, trong một ứng dụng ngân hàng, thông điệp từ UX Writer có thể hướng dẫn người dùng cách thực hiện giao dịch một cách chính xác và nhanh chóng.

Khác với các loại nội dung khác, UX Writing không chỉ đơn thuần là viết hay mà còn đòi hỏi sự hiểu biết sâu về hành vi người dùng, tâm lý học, và chiến lược thiết kế sản phẩm. Điều này đòi hỏi người viết phải có kỹ năng phân tích, nghiên cứu và tinh chỉnh liên tục để tạo ra những trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

2. Phân biệt giữa UX writing và Copywriting

UX Writing thường bị nhầm lẫn với Copywriting (Viết quảng cáo). Tuy nhiên, mục đích và phong cách của UX Writing lại hoàn toàn khác biệt.

• Copywriting: Tập trung vào việc tạo ra nội dung nhằm bán hàng hoặc quảng bá sản phẩm. Người viết copy sẽ sử dụng các chiến lược ngôn từ để thuyết phục người dùng thực hiện hành động mua sắm hoặc đăng ký dịch vụ. Nội dung thường sẽ có tính sáng tạo, gây ấn tượng mạnh và kêu gọi hành động trực tiếp.
• UX Writing là sự kết hợp giữa nghệ thuật viết ngắn gọn và chiến lược nội dung để hướng dẫn người dùng qua các giao diện mà không gây nhầm lẫn. Nó đòi hỏi khả năng suy nghĩ dưới góc độ người dùng, đảm bảo rằng mọi tương tác đều dễ hiểu, dễ hành động.

Hình 2: Phân biệt giữa UX writing và Copywriting (Nguồn: Internet)

Mặc dù UX Writing và Copywriting có vai trò khác nhau, nhưng khi kết hợp lại, chúng bổ trợ lẫn nhau để tạo nên một trải nghiệm người dùng vừa mượt mà vừa có tính thuyết phục. UX Writing tập trung vào việc giúp người dùng điều hướng dễ dàng qua giao diện sản phẩm, còn Copywriting giúp thu hút và thuyết phục người dùng thực hiện các hành động mong muốn. Khi cả hai yếu tố này được tích hợp chặt chẽ, chúng không chỉ đảm bảo tính chức năng của sản phẩm mà còn thúc đẩy hiệu quả kinh doanh thông qua việc tạo dựng lòng tin và động lực cho người dùng.

3. Những kỹ năng cần có của UX Writer

Trong hành trình tạo ra những sản phẩm số tuyệt vời, UX Writer đóng vai trò như những nhà ngoại giao, kết nối thương hiệu với người dùng. Để thành công, họ cần trang bị một bộ kỹ năng mềm đa dạng, bao gồm khả năng giao tiếp, đàm phán và thấu hiểu tâm lý khách hàng.

3.1. Kỹ năng mềm trong UX Writing

Hình 3: Kỹ năng mềm trong UX Writing (Nguồn: MangoAds)

Như đã đề cập, kỹ năng mềm đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo ra những trải nghiệm người dùng tuyệt vời. Chúng không chỉ giúp UX Writer hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của người dùng mà còn tạo ra những mối quan hệ hợp tác hiệu quả với các thành viên khác trong nhóm.

• Giao tiếp hiệu quả: Khả năng lắng nghe, truyền đạt ý tưởng một cách rõ ràng, súc tích và thuyết phục là yếu tố không thể thiếu. Một UX Writer cần biết cách diễn đạt những ý tưởng phức tạp thành những câu văn đơn giản, dễ hiểu để người dùng có thể nắm bắt ngay.
• Tư duy sáng tạo: UX Writing không chỉ là việc viết lách mà còn đòi hỏi sự sáng tạo để tìm ra những cách thức mới để truyền tải thông tin. Viết một thông báo lỗi không chỉ đơn thuần là thông báo mà còn là cơ hội để tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ cho người dùng.
• Khả năng đồng cảm: Để tạo ra những sản phẩm thực sự chạm đến trái tim người dùng, UX Writer cần đặt mình vào vị trí của họ. Hiểu được cảm xúc, nỗi lo và mong muốn của người dùng sẽ giúp bạn tạo ra những nội dung chân thật và ý nghĩa hơn.
• Kiên nhẫn và linh hoạt: UX Writing là một quá trình liên tục học hỏi và cải thiện. Bạn cần kiên nhẫn để lắng nghe phản hồi từ người dùng và sẵn sàng thay đổi để tạo ra những sản phẩm tốt hơn.

>>> Xem thêm: Tạo trải nghiệm người dùng với sự kết hợp giữa UX và SEO

3.2. Kỹ năng chuyên môn trong UX Writing

Hình 4: Kỹ năng chuyên môn trong UX Writing (Nguồn: Internet)

Bên cạnh kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn cũng đóng vai trò quan trọng trong công việc của một UX Writer. Những kỹ năng này giúp bạn làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

• Nghiên cứu người dùng: Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình tạo ra một sản phẩm. Bạn cần thu thập dữ liệu, phân tích hành vi của người dùng để hiểu rõ nhu cầu và pain point của họ.
• Viết lách: Viết là công cụ chính của một UX Writer. Bạn cần viết được những nội dung ngắn gọn, rõ ràng, hấp dẫn và tối ưu hóa cho SEO.
• Thiết kế giao diện (UI): Mặc dù không phải là một designer chuyên nghiệp, nhưng một UX Writer cần hiểu biết cơ bản về các nguyên tắc thiết kế giao diện để có thể làm việc hiệu quả với đội ngũ thiết kế.
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ: Có nhiều công cụ hỗ trợ UX Writer trong quá trình làm việc như:

               Công cụ viết: Google Docs, Notion

               Công cụ thiết kế: Figma, Sketch, Adobe XD

               Công cụ phân tích: Google Analytics, Hotjar

               Công cụ quản lý dự án: Trello, Asana

• Sprint: Hiểu rõ về các framework như Agile, Scrum để có thể tham gia vào quá trình phát triển sản phẩm một cách hiệu quả.

>>> Xem thêm: 17 kỹ năng UX thiết yếu mà Designer cần có

3.3. Khả năng hợp tác với các đội ngũ thiết kế

UX Writing không thể hoạt động độc lập, mà đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ với các đội ngũ thiết kế sản phẩm, phát triển phần mềm và quản lý sản phẩm. UX Writer cần hiểu rõ quy trình thiết kế, các nguyên tắc thiết kế giao diện và trải nghiệm người dùng để tạo ra nội dung đồng bộ, liền mạch với các yếu tố thị giác trên giao diện. Điều này đòi hỏi UX Writer phải:

• Hiểu biết về thiết kế giao diện (UI): Người viết cần biết cách nội dung của họ sẽ được hiển thị như thế nào trên màn hình, từ đó chọn ngôn ngữ phù hợp với không gian giao diện.
• Làm việc với nhà thiết kế sản phẩm: Tương tự như việc nhà thiết kế quyết định màu sắc và hình dạng của nút bấm, UX Writer quyết định thông điệp hiển thị trên nút đó. Cả hai yếu tố này cần phải phối hợp nhịp nhàng để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.
• Phối hợp với nhà phát triển: UX Writer cần trao đổi với các nhà phát triển để đảm bảo rằng nội dung được triển khai chính xác trên giao diện, đồng thời tối ưu hóa trải nghiệm người dùng trên nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau.

4. Mức lương và cơ hội phát triển của UX Writer

4.1. Mức lương theo từng cấp bậc

Theo báo cáo của ZipRecruiter, Mức lương của UX Writer thường được đánh giá là cao hơn so với nhiều ngành nghề viết lách khác. Tùy vào kinh nghiệm và vị trí, mức thu nhập của UX Writer có thể dao động khá lớn, đặc biệt tại các thị trường phát triển như Hoa Kỳ, Châu Âu hay các công ty công nghệ lớn ở châu Á.

• UX Writer cơ sở: Đối với những người mới bắt đầu sự nghiệp UX Writing, mức lương khởi điểm tại Hoa Kỳ vào khoảng 81.892 USD mỗi năm. Đây là mức thu nhập trung bình khá hấp dẫn, đặc biệt so với các ngành nghề sáng tạo khác.

Hình 5: Mức lương cơ sở của UX Writer (Nguồn: ZipRecruiter)

• UX Writer cấp trung: Khi đã tích lũy kinh nghiệm từ 2-5 năm, một UX Writer trung cấp có thể mong đợi mức lương dao động từ 80.000 USD đến 100.000 USD mỗi năm. Ở cấp độ này, trách nhiệm công việc bao gồm việc nghiên cứu sâu hơn về người dùng, hợp tác chặt chẽ với các đội ngũ thiết kế và phát triển sản phẩm, đồng thời giám sát và đào tạo các UX Writer cơ sở.

Hình 6: Mức lương cấp trung của UX Writer (Nguồn: ZipRecruiter)

• UX Writer cao cấp: Với kinh nghiệm lâu năm và khả năng lãnh đạo, một UX Writer cấp cao có thể kiếm được 102.858 USD mỗi năm hoặc thậm chí nhiều hơn, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của công ty. Tại cấp bậc này, người viết không chỉ tập trung vào việc phát triển nội dung mà còn tham gia vào việc định hình chiến lược nội dung tổng thể, tạo lập các hướng dẫn phong cách cho toàn đội ngũ và cải thiện quy trình làm việc. 

Hình 7: Mức lương cấp cao của UX Writer (Nguồn: ZipRecruiter) 

4.2. Các bước phát triển nghề nghiệp

Công việc của một UX Writer đa dạng như chính những sản phẩm họ tạo ra. Họ có thể bắt đầu ở vị trí nhân viên viết cơ bản, chủ yếu phát triển nội dung cho các phần nhỏ của ứng dụng hoặc trang web. Từ đó, họ dần tích lũy kinh nghiệm và tiến lên cấp trung, nơi họ có thêm trách nhiệm nghiên cứu người dùng, hợp tác với đội ngũ thiết kế, và giám sát công việc của các người viết cơ sở.

Ở cấp bậc cao hơn, UX Writer không chỉ tập trung vào việc viết nội dung mà còn tham gia vào quá trình định hình chiến lược nội dung tổng thể cho sản phẩm. Họ chịu trách nhiệm tạo lập các hướng dẫn về phong cách viết, cải tiến quy trình làm việc, và đảm bảo rằng mọi nội dung được triển khai đều đồng bộ với chiến lược sản phẩm.

Ngoài ra, nghề UX Writing không giới hạn trong một lĩnh vực cố định. UX Writer có thể làm việc trong nhiều ngành khác nhau như công nghệ, tài chính, giáo dục, và thậm chí là thương mại điện tử. Điều này mở ra nhiều cơ hội phát triển cho những ai theo đuổi lĩnh vực này, đồng thời tạo điều kiện để họ mở rộng kỹ năng và chuyên môn trong nhiều môi trường khác nhau.

5. Cách biến kỹ năng viết UX Writing trở nên hấp dẫn

5.1. Rõ ràng và ngắn gọn

Việc viết rõ ràng và ngắn gọn là yếu tố cốt lõi để tạo nên nội dung UX hiệu quả. Người dùng tương tác với các sản phẩm kỹ thuật số trong môi trường nhịp độ nhanh, vì vậy họ cần tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng để truyền đạt thông điệp mà không làm phức tạp hóa nội dung. Mỗi từ ngữ bạn sử dụng cần phải có mục đích, giúp người dùng đạt được mục tiêu của họ. Ví dụ, khi viết nhãn cho các nút bấm hoặc biểu mẫu, sự ngắn gọn đảm bảo rằng người dùng có thể ngay lập tức hiểu được hành động cần thực hiện.

Ngoài ra, việc ngắn gọn còn giúp tránh việc làm người dùng cảm thấy quá tải. Khi có quá nhiều thông tin để xử lý, người dùng dễ bị "bội thực" thông tin. Việc sử dụng các câu ngắn gọn, đơn giản giúp người dùng giữ được sự tập trung và đạt được mục tiêu của họ một cách nhanh chóng mà không gặp trở ngại.

5.2. Nội dung hữu ích

Mỗi yếu tố của nội dung UX bạn viết cần phải mang lại giá trị cho người dùng. Dù đó là lời nhắc, nhãn cho nút bấm hay thông báo lỗi, văn bản của bạn phải giúp người dùng hoàn thành nhiệm vụ hoặc điều hướng sản phẩm một cách liền mạch. Trước khi thêm bất kỳ văn bản nào, hãy tự hỏi, "Điều này có giúp ích cho người dùng không?" Nếu câu trả lời không rõ ràng, bạn nên cân nhắc lại tính cần thiết của nội dung đó.

Ví dụ, khi viết thông báo lỗi, thay vì chỉ viết “Lỗi 404”, hãy cung cấp lời khuyên hành động như: “Rất tiếc! Chúng tôi không thể tìm thấy trang này. Vui lòng kiểm tra lại URL hoặc quay về trang chủ của chúng tôi.” Cách viết này không chỉ thông báo cho người dùng mà còn hướng dẫn cách khắc phục sự cố, từ đó nâng cao trải nghiệm tổng thể của họ.

5.3. Hiển thị rõ ràng

Một trong những nguyên tắc cơ bản của việc viết nội dung UX là “hiển thị rõ ràng”. Thay vì chỉ đơn thuần giải thích cho người dùng phải làm gì, hãy cho họ thấy thông qua các chỉ dẫn trực quan hoặc các yếu tố tương tác. Ví dụ, việc sử dụng thanh tiến trình để chỉ ra các bước trong một quy trình sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc chỉ đơn giản nói rằng “Còn 3 bước nữa.”

Bằng cách hiển thị cho người dùng những điều họ cần biết hoặc cần làm, bạn khuyến khích họ tương tác một cách trực quan với sản phẩm. Nguyên tắc này cũng có thể áp dụng cho các lời nhắc hoặc hướng dẫn ngắn gọn khi người dùng di chuột qua một yếu tố để biết thêm thông tin, thay vì phải đọc qua những đoạn mô tả dài dòng hoặc các hướng dẫn sử dụng phức tạp.

5.4. Giọng văn linh hoạt

Sử dụng giọng văn linh hoạt sẽ làm cho nội dung của bạn trở nên trực tiếp, cuốn hút và dễ hiểu hơn. Nó mang lại cho người dùng cảm giác rằng họ đang đọc từ một nguồn đáng tin cậy và có thẩm quyền. Ví dụ, thay vì viết “Tài khoản của bạn có thể được cập nhật”, hãy viết “Cập nhật tài khoản của bạn ngay bây giờ.”

Sự thay đổi nhỏ trong cách diễn đạt này sẽ mang lại sự rõ ràng và trực tiếp, khiến người dùng cảm thấy họ kiểm soát được hành động của mình. Giọng chủ động đặc biệt hữu ích trong những ngữ cảnh yêu cầu hướng dẫn hoặc hành động cụ thể, nơi người dùng cần nắm bắt thông tin nhanh chóng.

>>> Xem thêm: Các công cụ UX dùng để theo dõi hành vi của người dùng hiệu quả

5.5. Tuân theo nguyên tắc Progressive Disclosure (Tiết lộ lũy tiến)

Hình 8: Nguyên tắc Progressive Disclosure (Nguồn: Internet)

Tiết lộ tiến bộ (Progressive Disclosure) là một nguyên tắc UX quan trọng nhằm tránh việc làm người dùng choáng ngợp với quá nhiều thông tin cùng lúc. Thay vào đó, thông tin được tiết lộ dần dần khi cần thiết, giúp trải nghiệm của người dùng trở nên dễ dàng quản lý và phù hợp với nhu cầu cá nhân. Ví dụ, trong một biểu mẫu đăng ký, bạn có thể yêu cầu người dùng nhập thông tin cơ bản trước, như tên và email, rồi sau đó mới yêu cầu các trường bổ sung khi cần.

Cách tiếp cận theo từng bước này giúp người dùng không cảm thấy bị áp lực bởi những biểu mẫu dài hoặc các hướng dẫn phức tạp, từ đó tăng tỷ lệ tương tác và hoàn thành. Đồng thời, phương pháp này cũng giúp chia nhỏ các thông tin phức tạp, cải thiện khả năng tiếp nhận và hài lòng của người dùng.

5.6. Nội dung phù hợp với ngữ cảnh

Ngữ cảnh ở đây có nghĩa là hoàn cảnh, môi trường mà nội dung của chúng ta xuất hiện. Mỗi ngữ cảnh khác nhau sẽ có những yêu cầu khác nhau về cách chúng ta sử dụng ngôn ngữ. Ví dụ, khi viết cho một ngân hàng, ngôn ngữ phải chính xác và tin cậy, còn khi viết cho một cửa hàng thời trang, ngôn ngữ có thể sáng tạo và hấp dẫn hơn.

Để viết nội dung trong ngữ cảnh phù hợp, luôn cân nhắc tình huống và mục đích của người dùng. Họ mới sử dụng ứng dụng hay đã quen thuộc với nền tảng? Họ đang cố gắng giải quyết vấn đề hay thực hiện một thao tác cụ thể? Việc điều chỉnh ngôn ngữ sao cho phù hợp với ngữ cảnh đảm bảo rằng nội dung của bạn không chỉ thu hút mà còn đáp ứng đúng nhu cầu của người dùng.

Kết luận

UX Writing không chỉ là việc tạo văn bản mô tả chức năng sản phẩm mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc định hình trải nghiệm người dùng. UX Writer giúp người dùng dễ dàng tương tác với sản phẩm kỹ thuật số, đảm bảo mọi chức năng được truyền tải rõ ràng và liền mạch. Với mức lương hấp dẫn và cơ hội phát triển trong lĩnh vực công nghệ, nghề UX Writer hứa hẹn sẽ có triển vọng lớn trong tương lai. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về vai trò và cơ hội của nghề UX Writing vào năm 2024. Hãy cùng MangoAds tiếp tục khám phá thêm về lĩnh vực này trong các bài viết tiếp theo nhé!

>>> Xem thêm: Tối ưu hoá tốc độ cho website như thế nào là hiệu quả?