Chế độ làm việc linh hoạt không chỉ là một xu hướng. Nó đại diện cho một sự thay đổi lớn trong cách các tổ chức quản lý công việc và nhân viên của họ.

Thậm chí ngay cả trước khi đại dịch Covid xảy ra, nhiều tổ chức đã và đang khám phá những phương thức điều hành mới cho phép nhân viên có thể cân bằng công việc-cuộc sống tốt hơn. Những phương thức giúp tăng khả năng tương tác và kiểm soát công việc của họ.

Việc phong tỏa diễn ra buộc chúng ta phải thích nghi với phương pháp làm việc mới một cách nhanh chóng. Và rất khó để ai cũng có thể linh hoạt thích nghi với thời gian và phương thức làm việc mới.

Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu xem chế độ làm việc linh hoạt là gì, làm thế nào để có thể ứng dụng chúng thành công trong tổ chức của bạn.

Hình 1: Chế độ làm việc linh hoạt có lợi cho cả người lao động lẫn tổ chức

Chế độ làm việc linh hoạt là gì?

Chế độ làm việc linh hoạt là bất kỳ mô hình làm việc nào khác biệt rõ ràng với công việc văn phòng truyền thống từ 9 giờ sáng tới 5 giờ chiều. Đó có thể là làm việc tại nhà, làm việc với giờ làm việc linh hoạt, chia sẻ công việc, hoặc sự kết hợp giữa những phương thức này.

Dưới đây, chúng tôi sẽ liệt kê những hình thức làm việc linh hoạt khác nhau như sau:

Làm việc tại nhà

Làm việc tại nhà giống như tên gọi của nó: công việc được thực hiện bởi người lao động tại chính ngôi nhà của họ. Nghiên cứu, dựa trên dữ liệu từ Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ và Cục Điều tra Dân số Hoa Kỳ, cho thấy 5 triệu lực lượng lao động hiện tại ở Mỹ dành một nửa thời gian làm việc trở lên tại nhà, thậm chí trước cả khi bị phong tỏa do COVID-19.

Một con số cao hơn nhiều - lên đến 43% trong số khoảng 164 triệu lực lượng lao động Mỹ dành ít nhất một khoảng thời gian nào đó làm việc tại nhà. Nghiên cứu tương tự cho thấy số lượng người làm việc tại nhà thường xuyên đã tăng 173% kể từ năm 2005.

Làm việc tại nhà phổ biến nhất trong các lĩnh vực công nghiệp không gắn liền với một khu vực cụ thể. Các tổ chức chuyên môn, kỹ thuật, tài chính và thông tin sẽ có thể áp dụng giải pháp làm việc tại nhà. Những tổ chức trong mảng sản xuất, xây dựng hay logistics thì không thể.

Chia sẻ công việc

Chia sẻ công việc nghĩa là hai người (hoặc hơn) chia sẻ những trách nhiệm của một công việc toàn thời gian, mỗi người làm bán thời gian.

Mỗi người chia sẻ công việc có quyền truy cập vào cùng hệ thống và thông tin, và có các kỹ năng để tự thực hiện công việc nếu cần thiết. Kỹ năng giao tiếp tốt và sự tin tưởng giữa những người chia sẻ công việc là vô cùng quan trọng.

Giờ làm việc linh hoạt

Chế độ giờ làm việc linh hoạt cho phép nhân viên làm việc theo nhiều khung giờ khác nhau thay vì theo giờ bắt đầu và kết thúc thông thường của công ty. Ví dụ, trong văn phòng nơi mà mọi người làm việc lúc 9 giờ sáng tới 5 giờ chiều, một vài người có thể làm việc từ 11 giờ sáng tới 7 giờ tối.

Giờ làm việc linh hoạt đặc biệt phù hợp với những người có trách nhiệm chăm sóc người khác vào thời gian nhất định trong ngày hoặc với những người thường xuyên làm việc với các thành viên trong nhóm, nhà cung cấp hay khách hàng không cùng múi giờ.

Giờ làm việc rút ngắn

Lịch làm việc với số giờ được rút ngắn bao gồm làm việc theo tổng số giờ thông thường trong một tuần làm việc, nhưng với số ngày làm việc ít hơn. Ví dụ, một nhân viên ký hợp đồng làm việc 40 tiếng một tuần có thể làm việc trong 4 bốn ngày, mỗi ngày 10 tiếng, và được nghỉ ngày thứ năm; thay vì làm trong 5 ngày, mỗi ngày 8 tiếng.

Môi trường làm việc chỉ có kết quả (Results Only Work Environment - ROWE)

Nơi làm việc theo ROWE giao toàn bộ trách nhiệm với các mục tiêu cho các thành viên trong đội ngũ. Trong ROWE, bạn được đánh giá bằng hiệu suất công việc, kết quả hay đầu ra, không phải bằng số giờ bạn ngồi trong văn phòng. Bạn có quyền tự chủ cao đối với các dự án của mình và sự tự do lựa chọn thời điểm và cách thức bạn sẽ đạt được mục tiêu của mình.

Tất cả những thỏa thuận chính thức này có thể đi cùng với chính sách giờ làm việc linh hoạt – một bộ quy tắc hoặc cam kết phải tuân thủ, vì lợi ích của cả công ty và người lao động. Những thỏa thuận này dựa trên giao tiếp tốt, niềm tin và một số điều kiện tuyệt đối.

Lưu ý:

Chế độ làm việc linh hoạt không giống với làm việc một cách linh động. Bởi vì làm việc một cách linh động là khả năng điều chỉnh với những thay đổi ngắn hạn một cách nhanh chóng và bình tĩnh. Chế độ này nên là khả thi và đáng mong muốn trong bất kỳ thỏa thuận lao động nào.

Chế độ làm việc linh hoạt có những lợi ích gì?

Chế độ làm việc linh hoạt có thể mang đến lợi ích cho cả người lao động và tổ chức của họ, miễn là nó được cân nhắc trước một cách kỹ càng.

Chế độ làm việc linh hoạt mang đến lợi ích cho người lao động như thế nào

Đối với một người lao động, chế độ làm việc linh hoạt có rất nhiều lợi ích. Nó có thể giúp bạn cân bằng công việc và các trách nhiệm khác của bản thân, điển hình như chăm sóc con cái hay thành viên lớn tuổi trong gia đình.

Nó cũng có thể tạo ra được cảm giác tự chủ đối với công việc bạn làm, có thể tăng tính tương tác và sự hài lòng trong công việc. Ngoài ra, việc có thể sắp xếp lịch làm việc phù hợp giúp bạn quản lý tốt thời gian và chống lại căng thẳng.

Kiểm soát được địa điểm và thời điểm làm việc cho phép bạn khai phá điểm mạnh của mình, đặc biệt nếu bạn làm việc đạt hiệu suất hơn ở một số thời điểm nhất định trong ngày. Nó cho phép bạn xây dựng thói quen tự chăm sóc bản thân thành thói quen hàng ngày của mình, chẳng hạn như sẽ dễ dàng hơn để kết hợp việc tập thể dục trong lịch trình một ngày của bạn.

Những lợi ích về tài chính có thể kể đến như: có thể lên lịch di chuyển bằng phương tiện công cộng vào thời gian giá rẻ hơn, ít di chuyển hơn hoặc hoàn toàn không phải di chuyển.

Chế độ làm việc linh hoạt mang đến lợi ích cho tổ chức như thế nào

Trong những năm gần đây, chế độ làm việc linh hoạt đã trở thành yếu tố then chốt trong khả năng thu hút và giữ chân nhân tài của tổ chức. Nghiên cứu bởi Gallup trong năm 2017 nhận thấy rằng 51% nhân viên được khảo sát cho biết họ sẽ đổi công việc hiện tại với công việc mới có chế độ làm việc linh hoạt.

Sự ưa chuộng hình thức làm việc linh hoạt đặc biệt rõ ràng trong tầng lớp nhân viên trẻ, những người ngày càng mong đợi giờ làm việc thay đổi và làm việc tại nhà trở thành một phần trong bất kỳ đề nghị tuyển dụng nào.

Đồng thời, vì người lao động đã ký hợp đồng có khả năng cao sẽ ở lại tổ chức, chính sách làm việc linh hoạt có thể cải thiện việc giữ chân nhân viên và giảm chi phí tuyển dụng. Những nhà tuyển dụng cũng có thể tuyển từ một nhóm rộng lớn hơn vì người lao động tiềm năng không nhất thiết phải sống trong khu vực lân cận.

Thỏa thuận làm việc linh hoạt cũng có thể giúp cắt giảm chi phí hoạt động của văn phòng vì không phải nhân viên nào cũng có mặt tại văn phòng trong giờ làm việc.

Những lợi ích với Xã hội

Trong thời kỳ COVID-19, làm việc tại nhà hỗ trợ tích cực khi áp dụng giãn cách xã hội. Trong dài hạn, chế độ làm việc linh hoạt có thể giúp giảm thiểu ô nhiễm do giảm đi lại. Bên cạnh đó, con người có thể đảm nhận nhiều công việc hơn ở những địa điểm khác nhau. Chế độ làm việc linh hoạt cũng hỗ trợ cả việc bao gồm những người chăm sóc người khác, những người lớn tuổi và những người khuyết tật hay có bệnh mãn tính trong lực lượng lao động.

Bất cập của chế độ làm việc linh hoạt

Chế độ làm việc linh hoạt cần triển khai và quản lý cẩn thận để đạt được thành công. Mặc dù nó có nhiều lợi ích nhưng phương thức này cũng có những vấn đề tiềm ẩn.

Giao tiếp có thể là một vấn đề khi mọi người làm việc ở nhiều nơi khác nhau, hoặc khi giờ giấc làm việc của họ không trùng lặp. Vì vậy cần phải có sẵn các hệ thống phù hợp để theo dõi công việc và xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp. Đọc bài viết Làm việc trong Đội ngũ ảo để biết thêm chi tiết.

Và sự hiểu nhầm rất dễ xảy ra trong các cuộc gọi nhóm hoặc trong các cuộc họp online, vì vậy đảm bảo bạn biết cách để điều hành hiệu quả các cuộc họp từ xa.

Khi bạn làm việc tại nhà, quan trọng là phải tối thiểu hóa các tác nhân gây xao nhãng. Ví dụ như rất dễ lẫn lộn giữa thời gian cho gia đình và thời gian làm việc. Và khi bạn không ở gần đồng nghiệp và quản lý, bạn sẽ dễ dàng sa ngã vào các hành vi xấu như trì hoãn công việc. Đảm bảo bạn có lịch trình và Danh sách công việc cần làm hàng ngày để luôn đi đúng hướng.

Các nhà tuyển dụng cần cân nhắc cách họ sẽ hoàn thành trách nhiệm giám sát đối với những nhân viên làm việc từ xa. Ví dụ, đảm bảo họ có môi trường làm việc an toàn và được đào tạo thích hợp .

Bottom of Form

Tìm kiếm một thỏa thuận làm việc linh hoạt

Nếu bạn là người lao động đang tìm kiếm công việc linh hoạt, đảm bảo bạn đã suy nghĩ thấu đáo về thay đổi này. Nó không chỉ đơn giản là đưa ra yêu cầu rằng bạn muốn nghỉ vào mỗi thứ sáu!

Bạn cần phải đưa ra yêu cầu theo tiêu chí SMART:

• Phải cụ thể (Specific) về loại thỏa thuận linh hoạt bạn đang tìm kiếm.
• Những lợi ích phải đo lường được (Measurable), chỉ ra thỏa thuận của bạn sẽ mang đến lợi ích cho bạn và đội ngũ như thế nào.
• Đảm bảo bạn biết làm thế nào để đạt được yêu cầu (Achievable), cụ thể trong cách nó ảnh hưởng tới người khác.
• Yêu cầu phải thực tế (Realistic) và có nguồn lực phù hợp.
• Và phải dựa trên thời gian (Time-based), cho thấy cách nó sẽ hoạt động trong dài hạn và đề nghị một khoảng thời gian thử nghiệm.

Dự đoán và giải quyết mọi vấn đề tiềm ẩn bằng thỏa thuận. Ví dụ, có đề xuất rõ ràng về cách xử lý vấn đề giao tiếp với đồng nghiệp. Ngoài ra, bạn sẽ cần phải suy nghĩ sâu hơn về cách đồng nghiệp của bạn có thể phải điều chỉnh phương thức làm việc của họ để phù hợp với những gì bạn muốn làm.

Nhớ rằng quản lý của bạn sẽ phải cân nhắc yêu cầu của bạn trong bối cảnh tại một tổ chức lớn.

Làm thế nào để triển khai hình thức làm việc linh hoạt

Các quy định về chế độ làm việc linh hoạt sẽ khác nhau tùy thuộc vào khu vực bạn ở. Ở Mỹ, không có yêu cầu pháp lý đối với các nhà tuyển dụng trong việc cân nhắc các yêu cầu làm việc linh hoạt hoặc đưa ra chính sách đó.

Ở Anh, các nhà tuyển dụng được pháp luật yêu cầu cân nhắc bất kỳ yêu cầu nào liên quan tới chế độ làm việc linh hoạt, miễn là nhân viên đưa ra yêu cầu đã làm việc cho tổ chức trong 26 tuần hoặc hơn. Các nhà tuyển dụng không phải phê duyệt yêu cầu đó nhưng phải cho thấy họ đã cân nhắc nó một cách công bằng.

Nếu bạn đang quản lý một đội ngũ hay một tổ chức, các thỏa thuận làm việc linh hoạt mà bạn đồng ý với thành viên trong nhóm phải công bằng với họ và với các thành viên khác. Nếu bạn đã cho phép một thành viên làm việc linh hoạt, thì trong hầu hết các trường hợp các thành viên khác cũng nên được hưởng chế độ này.

Điều này sẽ gây ra nhiều khó khăn nếu một vài bộ phận trong tổ chức của bạn (chẳng hạn, bộ phận bán hàng và marketing) phù hợp với chế độ làm việc linh hoạt nhưng những bộ phận khác (dây chuyền sản xuất chẳng hạn) thì không. Vì vậy, việc này cần được xử lý một cách tinh tế. Hỏi ý kiến quản lý cấp cao hoặc HR hoặc Công đoàn trước khi đưa ra bất kỳ hứa hẹn hay cam kết gì.

Khi một thành viên trong đội ngũ đề xuất một thỏa thuận làm việc linh hoạt, hoặc bạn nghĩ rằng chế độ này sẽ có lợi với cách làm việc của đội ngũ, hãy bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện thân mật. Cuộc trò chuyện này phải bao gồm các nhu cầu của cá nhân hoặc đội ngũ, các lợi ích có thể có đối với tổ chức và bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào với thỏa thuận này.

Khi bạn có ý tưởng tổng quan tốt về cách có thể ứng dụng thỏa thuận linh hoạt, bạn có thể tổ chức một cuộc họp chính thức để tập trung vào những vấn đề cụ thể, những yêu cầu và những thay đổi trong hợp đồng. Cố gắng làm rõ chi tiết về cách mà thỏa thuận này có thể đem lợi ích tới cho doanh nghiệp và cách bạn sẽ quản lý nó.

Ghi biên bản kết quả cuộc họp này với các tiêu chuẩn rõ ràng và đo lường được, để mọi người rõ về trách nhiệm của họ và những hành động cần thực hiện.

Tốt nhất bạn nên có một cam kết về vấn đề làm việc linh hoạt cho toàn bộ tổ chức. Thậm chí nếu thuật ngữ chính xác của chế độ làm việc linh hoạt có sự khác biệt giữa các đội nhóm hoặc các cá nhân, thì vẫn nên có một chính sách rõ ràng cho toàn bộ nhân viên tham khảo.

Tóm lại

Làm việc linh hoạt là bất kỳ hình thức sắp xếp làm việc nào khác với chính sách tiêu chuẩn của tổ chức. Nó có thể liên quan đến làm việc tại nhà, giờ làm việc linh hoạt, giờ làm việc rút gọn, hay một thỏa thuận dựa trên kết quả đạt được thay vì thời gian làm việc (Results Only Work Environment).

Người lao động hưởng lợi do có thể quản lý thời gian và địa điểm làm việc của họ để phù hợp với các khía cạnh khác trong cuộc sống. Điều này có thể mang lại cảm giác tin tưởng và tự chủ hơn, làm tăng tính tương tác với công việc. Tuy nhiên, họ phải tự sắp xếp một cách hiệu quả và ngăn ngừa việc trì hoãn hoặc mất tập trung trong công việc.

Các tổ chức có thể hưởng lợi từ năng suất cao hơn và chi phí được cắt giảm. Nhưng họ phải đảm bảo triển khai chính sách làm việc linh hoạt một cách công bằng và nhất quán – và rằng họ yêu cầu nhân viên tự chịu trách nhiệm quản lý khối lượng công việc của mình một cách hiệu quả.