UX artifacts là một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình phát triển sản phẩm kỹ thuật số. Chúng không chỉ đơn thuần là những tài liệu hay bản phác thảo, mà còn là phương tiện giúp các nhóm thiết kế, phát triển và các bên liên quan có cái nhìn rõ ràng về từng giai đoạn của sản phẩm. Việc hiểu và sử dụng các hiện vật này một cách hiệu quả sẽ giúp tăng cường khả năng cộng tác, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng mong đợi của người dùng. Trong bài viết này, hãy cùng MangoAds tìm hiểu về các loại UX artifacts quan trọng mà bạn cần biết và cách chúng có thể giúp bạn cải thiện quy trình thiết kế.
1. UX artifacts là gì?
Hình 1: Khái niệm về UX artifacts (Nguồn: Internet)
UX artifacts là tất cả các tài liệu, bản phác thảo, nguyên mẫu, báo cáo và các tài liệu khác được tạo ra trong suốt quá trình phát triển sản phẩm. Chúng không chỉ phục vụ cho việc lưu trữ thông tin mà còn là công cụ giúp đội ngũ thiết kế dễ dàng lặp lại các bước công việc trước đó, tránh được sự trùng lặp và sai sót. Những UX artifacts này còn đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp giữa các bên liên quan, từ nhóm phát triển đến khách hàng, đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về tiến trình và các quyết định thiết kế.
Các UX artifacts giúp nhóm thiết kế giữ lại những tài liệu quan trọng từ mỗi dự án, tạo nền tảng cho các dự án tiếp theo. Hành động này đặc biệt quan trọng khi một nhóm phải xử lý nhiều dự án cùng lúc hoặc cần bàn giao công việc cho các thành viên mới trong nhóm. Việc lưu trữ và quản lý các UX artifacts cũng giúp đảm bảo tính nhất quán trong thiết kế, giúp các sản phẩm của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong việc phát triển dự án.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu thêm về khái niệm nghiên cứu UX
2. Lợi ích của UX artifacts trong quá trình thiết kế
Các UX artifacts mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho quy trình thiết kế, từ việc phác thảo phạm vi dự án, xác định các yêu cầu đến việc tổng hợp nghiên cứu và ghi lại từng bước trong quá trình phát triển sản phẩm. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng UX artifacts.
Hình 2: Lợi ích của UX artifacts trong quá trình thiết kế (Nguồn: MangoAds)
2.1. Phác thảo và xác định yêu cầu dự án
Một trong những lợi ích lớn nhất của các UX artifacts là chúng giúp xác định rõ ràng phạm vi của dự án cũng như các yêu cầu về kinh doanh, kỹ thuật và người dùng. Xác định rõ phạm vi của dự án đặc biệt quan trọng trong giai đoạn đầu của quá trình phát triển, khi nhóm cần định hình rõ ràng mục tiêu và các yêu cầu để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu và đồng thuận với nhau về những gì cần thực hiện. UX artifacts như tài liệu yêu cầu thiết kế (design requirement documents) cung cấp một cái nhìn toàn diện về dự án, giúp tránh được những hiểu lầm hoặc thay đổi không cần thiết sau này.
2.2. Ghi lại quá trình thiết kế
Việc ghi lại toàn bộ quá trình thiết kế bằng các UX artifacts giúp nhóm thiết kế dễ dàng lặp lại các bước công việc trước đó, tránh được việc làm lại hoặc trùng lặp. Việc ghi lại quá trình thiết kế không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp nhóm tránh được những sai sót có thể xảy ra khi phải bắt đầu lại từ đầu. Các UX artifacts cũng đóng vai trò như một tài liệu tham khảo quan trọng cho các dự án tương lai, giúp đội ngũ thiết kế dễ dàng học hỏi từ những kinh nghiệm trước đó và áp dụng chúng vào các dự án mới.
2.3. Tăng cường giao tiếp và cộng tác
Các UX artifacts không chỉ là công cụ làm việc của nhóm thiết kế mà còn là phương tiện giao tiếp quan trọng giữa các bên liên quan. Chúng giúp đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu rõ về tiến trình và các quyết định thiết kế, từ đó tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm cũng như giữa các bộ phận khác nhau. Sử dụng các UX artifacts giúp giảm thiểu các vấn đề liên quan đến hiểu lầm hoặc thiếu thông tin, từ đó giúp dự án tiến triển một cách suôn sẻ hơn.
2.4. Cung cấp tài liệu đào tạo
Việc sở hữu các UX artifacts rõ ràng và đầy đủ đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng hòa nhập và làm quen với dự án. Các tài liệu này cung cấp một cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc, các yêu cầu cụ thể cũng như các quyết định thiết kế đã được thống nhất, từ đó rút ngắn đáng kể thời gian đào tạo và giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp tiến độ công việc, đóng góp tích cực vào thành công chung của dự án.
3. Các loại UX artifacts phổ biến
UX artifacts có thể được chia thành ba loại chính: Research Artifacts, Design Artifacts, và Testing Artifacts. Mỗi loại hiện vật có vai trò riêng trong quá trình phát triển sản phẩm và giúp đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng được mong đợi của người dùng.
Hình 3: Các loại UX artifacts phổ biến (Nguồn: MangoAds)
3.1. Research Artifacts
Research Artifacts bao gồm tất cả những tài liệu liên quan đến việc thu thập và phân tích thông tin về người dùng, đối thủ cạnh tranh, và thị trường. Các UX artifacts này giúp nhóm thiết kế hiểu rõ hơn về nhu cầu của người dùng cũng như các thách thức mà họ phải đối mặt, từ đó đưa ra các quyết định thiết kế phù hợp. Một số UX artifacts nghiên cứu phổ biến bao gồm:
Personas: Personas là những nhân vật hư cấu đại diện cho một nhóm người dùng cụ thể. Chúng giúp đội ngũ thiết kế hiểu rõ hơn về đặc điểm, nhu cầu và mong đợi của người dùng, từ đó đưa ra các quyết định thiết kế lấy người dùng làm trung tâm. Một persona điển hình sẽ bao gồm thông tin về độ tuổi, nghề nghiệp, mục tiêu, và các hành vi của người dùng, giúp đội ngũ thiết kế có cái nhìn sâu sắc và cụ thể hơn về đối tượng mà họ đang phục vụ.
Bản đồ đồng cảm (Empathy Maps): Bản đồ đồng cảm là một công cụ trực quan giúp nhóm thiết kế hình dung những gì người dùng nghĩ, cảm nhận, nói và làm khi sử dụng sản phẩm. Bằng cách nắm bắt những suy nghĩ và cảm xúc của người dùng, đội ngũ thiết kế có thể tạo ra các giải pháp thiết kế phù hợp hơn với nhu cầu của họ.
Bản đồ hành trình người dùng (User Journey Maps): Đây là một bản đồ hình ảnh hóa từng bước mà người dùng trải qua khi hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể trên sản phẩm. Bản đồ hành trình người dùng giúp nhóm thiết kế nhận diện các điểm khó khăn và cơ hội cải thiện trong quá trình sử dụng sản phẩm, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện trải nghiệm người dùng.
Hình 4: Ví dụ minh họa về User Journey Map (Nguồn: Internet)
Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: UX artifacts nghiên cứu đối thủ cạnh tranh là những tài liệu giúp nhóm thiết kế hiểu rõ hơn về các sản phẩm tương tự trên thị trường, từ đó tìm ra các điểm mạnh và điểm yếu của sản phẩm cạnh tranh. Việc này giúp xác định được những khoảng trống và cơ hội mà sản phẩm của bạn có thể tận dụng.
3.2. Design Artifacts
Design Artifacts là những tài liệu trực quan giúp nhóm thiết kế xác định cấu trúc, bố cục và diện mạo của sản phẩm. Các hiện vật này không chỉ giúp nhóm thiết kế làm việc hiệu quả hơn mà còn giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về những gì sản phẩm sẽ trông như thế nào khi hoàn thành. Một số Design Artifacts phổ biến bao gồm:
- Wireframes: Wireframes là bản vẽ sơ bộ của giao diện người dùng, xác định cấu trúc và bố cục của từng màn hình. Đây thường là UX artifacts đầu tiên mà các nhà thiết kế tạo ra khi chuyển từ ý tưởng trên giấy sang kỹ thuật số. Wireframes giúp xác định rõ ràng các thành phần của giao diện, vị trí của chúng và cách chúng liên kết với nhau.
- Sơ đồ trang web và sơ đồ kiến trúc thông tin: Sơ đồ trang web (sitemap) hoặc sơ đồ kiến trúc thông tin là một bản đồ hình ảnh hóa từng trang hoặc màn hình của sản phẩm và cách chúng liên kết với nhau. Sơ đồ này giúp nhóm thiết kế hiểu rõ cách cấu trúc nội dung và điều hướng của sản phẩm, từ đó đưa ra các quyết định thiết kế chính xác hơn.
- Mô hình (Mockups): Mô hình là những phiên bản tĩnh nhưng chính xác về diện mạo của sản phẩm cuối cùng. Chúng bao gồm các thành phần thiết kế UI và được sử dụng để thể hiện cách sản phẩm sẽ trông như thế nào khi hoàn thành. Mô hình giúp các bên liên quan hình dung rõ hơn về sản phẩm và đưa ra phản hồi trước khi tiến hành phát triển.
- Nguyên mẫu (Prototypes): Nguyên mẫu là các phiên bản động của sản phẩm, cho phép nhóm thiết kế kiểm tra tính khả thi và thu thập phản hồi từ người dùng. Nguyên mẫu có thể có độ trung thực thấp hoặc cao, tùy thuộc vào mục tiêu thử nghiệm. Nguyên mẫu có độ trung thực thấp thường được sử dụng để kiểm tra luồng người dùng và kiến trúc thông tin, trong khi nguyên mẫu có độ trung thực cao được sử dụng để kiểm tra chi tiết về thiết kế UI và UX.
Hình 5: Ví dụ minh họa về Prototypes (Nguồn: Internet)
3.3. Testing Artifacts
Các Testing Artifacts đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi phát hành. Chúng giúp nhóm thiết kế xác định các vấn đề và cơ hội cải thiện, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp. Một số UX Testing Artifacts phổ biến bao gồm:
- Báo cáo khảo sát: Báo cáo khảo sát là tài liệu tóm tắt kết quả từ các cuộc khảo sát người dùng. Các báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về suy nghĩ, hành vi và phản hồi của người dùng, từ đó giúp nhóm thiết kế đưa ra các quyết định chính xác hơn.
- Báo cáo khả năng sử dụng (Usability Reports): Khả năng sử dụng là một yếu tố quan trọng trong thiết kế UX. Báo cáo khả năng sử dụng là kết quả từ các bài kiểm tra khả năng sử dụng, trong đó mô tả các vấn đề cụ thể mà người dùng gặp phải và đề xuất các giải pháp khắc phục. Những báo cáo này giúp đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng không chỉ hoạt động tốt mà còn dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
- Báo cáo phân tích (Analytics Reports): Báo cáo phân tích cung cấp dữ liệu về hành vi người dùng và cách họ điều hướng sản phẩm. Những thông tin này rất quan trọng để nhóm thiết kế hiểu rõ hơn về cách người dùng tương tác với sản phẩm, từ đó xác định được các vấn đề và cơ hội cải thiện.
- Báo cáo kiểm toán UX (UX Audit Reports): Kiểm toán UX là quy trình đảm bảo chất lượng nhằm đánh giá sản phẩm kỹ thuật số hiện có để đảm bảo rằng nó đáp ứng được các yêu cầu về kinh doanh, trải nghiệm người dùng và khả năng truy cập. Báo cáo kiểm toán UX tóm tắt quy trình kiểm toán và đề xuất các bước hành động cụ thể để cải thiện sản phẩm.
4. Cách quản lý và chia sẻ UX artifacts hiệu quả
Việc quản lý và chia sẻ các UX artifacts là một yếu tố cần thiết trong quá trình thiết kế. Để đảm bảo các UX artifacts này được sử dụng hiệu quả, nhóm thiết kế cần có một hệ thống quản lý và chia sẻ UX artifacts hợp lý. Một trong những công cụ hỗ trợ tốt nhất cho việc này là UXPin. UXPin cho phép các nhà thiết kế tạo, chia sẻ và quản lý các UX artifacts UX một cách hiệu quả. Các tính năng của UXPin bao gồm:
- Tạo và chỉnh sửa UX artifacts: UXPin cung cấp các công cụ mạnh mẽ để tạo và chỉnh sửa các UX artifacts, từ wireframes, mô hình đến nguyên mẫu có độ chính xác cao. Các nhà thiết kế có thể sử dụng các công cụ này để tạo ra các UX artifacts chất lượng cao và dễ dàng chia sẻ chúng với các bên liên quan.
- Bình luận và phản hồi: Tính năng bình luận trực tiếp trên thiết kế của UXPin cho phép các thành viên trong nhóm và các bên liên quan cung cấp phản hồi ngay trên UX artifacts. Hành động này giúp tăng cường sự cộng tác và đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được theo dõi và xử lý kịp thời.
- Lưu trữ và quản lý hiện vật: UXPin cho phép nhóm thiết kế lưu trữ tất cả các UX artifacts ở một nơi, giúp dễ dàng quản lý và truy xuất khi cần thiết. Việc lưu trữ tập trung này cũng giúp nhóm thiết kế kiểm soát tốt hơn các phiên bản UX artifacts và đảm bảo mọi người đều làm việc trên cùng một phiên bản.
- Xem trước và chia sẻ: UXPin cung cấp tính năng xem trước và chia sẻ nguyên mẫu, giúp nhóm thiết kế kiểm tra sản phẩm trong thời gian thực và chia sẻ chúng với các bên liên quan để thu thập phản hồi. Điều này giúp đảm bảo rằng sản phẩm được phát triển đúng hướng và đáp ứng được mong đợi của người dùng.
Hình 6: Ví dụ minh họa về UXPin cung cấp tính năng xem trước và chia sẻ nguyên mẫu (nguồn: Internet)
Kết luận
UX artifacts đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển sản phẩm kỹ thuật số, giúp tăng cường khả năng cộng tác, cải thiện chất lượng sản phẩm và đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Để quản lý và sử dụng các UX artifacts một cách hiệu quả, việc áp dụng các công cụ chuyên dụng như UXPin là một giải pháp đáng cân nhắc. Theo MangoAds, Hiểu rõ và sử dụng đúng các UX artifacts sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình thiết kế, từ đó mang lại những sản phẩm tốt hơn cho người dùng.
Xem thêm:
>>> Tìm hiểu các công cụ UX hiệu quả dùng để theo dõi hành vi của người dùng