Thông thường, các manager quản lý quá nhiều việc cùng một lúc khiến họ gặp stress liên tục. Nguyên nhân vì họ hoàn toàn chịu trách nhiệm về sự thành công và thất bại của dự án và hiệu suất nhóm. Trong khi sự thất bại của dự án sẽ do manager gánh trọng trách, thì sự thành công của nó thường được trao cho cả nhóm.

Vì vậy, nếu bạn có được cơ hội trở thành manager, hãy cùng MangoAds tìm hiểu những phẩm chất tốt của một manager cũng như sai lầm cần tránh nhé!

Hình 1: Manager gánh vác trọng trách sự thành công lẫn thất bại của nhóm

Những sai lầm không nên mắc phải

Nếu bạn đã từng trải qua khoảng thời gian làm việc dưới sự điều hành của người khác, đa phần bạn đều nhớ đến các phẩm chất tốt và xấu từ manager đó. Vậy điều gì ở họ khiến bạn không thích hoặc không ngưỡng mộ? Họ có truyền động lực tích cực không? Những điều đó có dễ dàng để bạn học hỏi hay không?

Chúng ta có thể có nhiều ý kiến ​​trái chiều về những manager trước đây của mình, nhưng thực tế, tất cả họ đều đã góp phần định hình sự nghiệp của bản thân. Hãy lưu ý rằng vai trò quản lý là một công việc đòi hỏi rất nhiều trách nhiệm. Bạn không thể làm việc trong vai trò quản lý với cách thức giống như một nhân viên bình thường.

Khi rơi vào hoàn cảnh công việc chồng chất, manager dễ dàng phạm phải những lỗi lầm và vô tình có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến cấp dưới của họ. Dưới đây là những sai lầm nghiêm trọng mà một manager giỏi KHÔNG BAO GIỜ mắc phải khi lãnh đạo nhóm.

1. Quản lý vi mô

Một cuộc khảo sát của Trinity Solutions chỉ ra rằng, gần 79% người được hỏi đã từng trải qua quản lý vi mô (hiểu đơn giản chính là theo dõi sát sao nhân viên mỗi ngày).

Thực tế, không nhân viên nào thích bị quản lý vi mô và một manager giỏi phải ghi nhớ điều này.

Hình 2: Nhân viên không muốn bị manager theo dõi liên tục

Nhân viên muốn có một mức độ tự do nhất định. Họ mong muốn manager cảm thấy tự tin vào kỹ năng và khả năng của họ để thực hiện một công việc được giao. Quan sát lén, thao túng và trao đổi quá mức đều gửi tín hiệu rõ ràng đến nhân viên rằng manager không ủng hộ năng lực của họ. Điều này có thể khiến họ cảm thấy thất bại và không được đánh giá cao. Nhân viên sẽ không thể phát triển kỹ năng của mình khi manager không có niềm tin vào toản thể đội và mỗi thành viên.

2. Giúp đỡ quá nhiều

Một manager giỏi không “phục vụ tận răng” cho nhân viên. Thay vào đó, mỗi cá nhân được phát triển và tinh chỉnh các kỹ năng của mình để tự giải quyết các tình huống khó khăn nhất.

Hình 3: Một manager tốt sẽ hỗ trợ nhân viên phát triển kỹ năng để tự giải quyết các tình huống thử thách

Có thể thấy, một số manager thường nhanh chóng cung cấp quá nhiều giải pháp cho nhóm, trong khi mỗi thành viên có thể tự tìm ra nếu nỗ lực nhiều hơn. Thói quen này ngăn cản nhân viên làm những công việc thử thách để tự mình tìm kiếm giải pháp tốt nhất. Khi bạn luôn đưa ra hướng giải quyết cho nhân viên, điều này đồng nghĩa với việc không cho phép họ đề xuất ý kiến riêng và nắm quyền làm chủ vấn đề.

3. Không xác định được mục tiêu

Một bản kế hoạch không có mục tiêu rõ ràng sẽ không mang lại lợi ích cho nhóm. Khi không xác định được mục tiêu cho nhân viên, mọi người sẽ không biết vì sao họ làm việc, hoặc công việc của họ có ý nghĩa như thế nào đối với bản thân và công ty. Vì nhân viên không có định hướng hoặc tầm nhìn cho công việc, dẫn đến kết quả không đạt hiệu quả cao.

Hình 4: Manager cần xác định mục tiêu cụ thể cho nhóm

Bên cạnh đó, họ có xu hướng hoàn thành dự án và nhiệm vụ không theo trật tự nhất định. Thậm chí, khi nhân viên thấy bản thân không học hỏi được thêm từ công việc, họ sẽ có xu hướng chuyển việc.

Mặt khác, việc xác định mục tiêu cần khả thi và không quá tham vọng. Những manager giỏi luôn đặt ra những mục tiêu mà nhân viên có thể đạt được và khen thưởng khi họ hoàn thành chúng.

4. Luôn có mindset tự cao tự đại

Có thể thấy, kiêu ngạo luôn là một trong những nguyên nhân chính gây ra xung đột. Những manager kiêu căng sẽ nghĩ rằng họ có kỹ năng và năng lực hơn những người khác. Đây là mẫu người thích thể hiện uy quyền với cấp dưới.

Vì cho rằng bản thân có những ý tưởng và thông tin tốt nhất, nên họ thường sử dụng vị trí của mình để thao túng người khác. Nhiều nhân viên bày tỏ sự bức xúc trước các manager kiêu ngạo, ích kỷ - những người không phù hợp để lãnh đạo. Nói cách khác, cái tôi quá lớn sẽ khiến chúng ta chỉ nghe và thấy những gì chúng ta muốn. Kết quả, manager mất sự kết nối với các thành viên trong nhóm, dẫn đến sự gia tăng khoảng cách giữa hai bên.

Hình 5: Hình mẫu manager lý tưởng sẽ không kiêu ngạo với cấp dưới của mình

5. Thiên vị trắng trợn

Một số công ty tồn tại chính trị công sở (office politics) và chủ nghĩa thiên vị. Nhân viên sẽ thất vọng và xuống tinh thần khi họ đã biết ai là người tiếp theo được đề bạt lên các vị trí cao hơn chỉ vì người đó có mối quan hệ thân thiết với manager. Mẫu người này khá khéo léo trong việc thể hiện sự ưu ái với một người so với những người khác, bất kể năng lực của người đó còn thiếu sót.

Hình 6: Đừng trở thành một manager thiên vị

Những manager có dấu hiệu thiên vị trong công việc có thể gây mất trật tự ở nơi công sở. Mọi người có thể tin rằng làm việc chăm chỉ, trung thực không mang lại kết quả vì để phát triển trong công việc, nhân viên phải giành được vị trí đặc biệt đối với manager.

Những phẩm chất tạo nên một manager lý tưởng

1. Điều chỉnh được mục tiêu của doanh nghiệp với mục tiêu nhóm

Ngày nay, các tổ chức cần năng động để điều chỉnh và thích ứng với những phát triển mới nhất (như các quy định, sự cạnh tranh và công nghệ). Mẫu người manager lý tưởng không chỉ bảo nhân viên làm nhiệm vụ; họ cũng giải thích tại sao nhân viên cần phải làm những gì được giao.

Hình 7: Manager cần giải thích nguyên nhân họ cần làm những công việc được giao

Khi được kết nối công việc với sứ mệnh của tổ chức, nhân viên sẽ cảm thấy vai trò của họ quan trọng và có ý nghĩa hơn. Tuy nhiên, phần lớn nhân viên vẫn không hiểu rõ cách thức công việc của họ đóng góp cho công ty như thế nào. Khi đó, các manager khôn ngoan sẽ giúp họ hiểu được giá trị của công việc và cách quan trọng để đạt được mục tiêu của tổ chức.

2. Thể hiện sự đồng cảm với nhóm

Một nghiên cứu của công ty research DDI chỉ ra rằng, sự đồng cảm là một trong những động lực chính tạo nên hiệu suất tổng thể cho manager. Một nghiên cứu khác của Center for Creative Leadership (CCI) cho thấy những manager có hành vi đồng cảm với nhóm được cấp trên đánh giá là người có thành tích tốt.

Hình 8: Sự thấu cảm giúp đem lại hiệu suất tổng thể cho nhóm

Khi có được sự thấu cảm, bạn sẽ hiểu được cảm xúc của các thành viên trong nhóm. Phẩm chất này giúp bạn giao tiếp hiệu quả và giải quyết sớm mọi vấn đề. Kết quả, nhân viên tin tưởng bạn hơn và thúc đẩy thành công của nhóm. Ngoài ra, sự thấu cảm với nhân viên sẽ tạo dựng mối quan hệ cá nhân về lâu dài.

3. Giao nhiệm vụ một cách hiệu quả

Các manager thông minh ủy thác nhiệm vụ một cách hiệu quả. Họ tin tưởng khả năng của nhân viên với nhiệm vụ được giao, cho phép mọi người học các kỹ năng mới và phát triển điểm mạnh tiềm ẩn của cá nhân.

Hình 9: Manager biết được điểm mạnh của mỗi cá nhân để giao đúng nhiệm vụ

Các manager giỏi không giao nhiệm vụ một cách ngẫu nhiên; họ xác định tiềm năng trong nhóm và giao công việc cho đúng người bằng các phương pháp và công cụ phù hợp. Điều này giúp cải thiện đáng kể hiệu quả tổng thể của tổ chức cũng như quản lý tốt thời gian.

Việc giao những nhiệm vụ quan trọng cũng giúp các thành viên tự tin hơn vào khả năng của họ, từ đó thúc đẩy họ nỗ lực hết mình.

4. Đặt ra mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng

Theo một cuộc khảo sát gần đây cho thấy, 42% nhân viên nhận ra mục tiêu không rõ ràng là nguyên nhân khiến họ cảm thấy căng thẳng nhất. Các manager khôn ngoan sẽ chia sẻ cụ thể về những mong đợi của họ từ nhân viên. Họ không đưa ra những hướng dẫn chung chung, mơ hồ. Dù là những nhiệm vụ nhỏ hàng ngày hay một dự án dài hạn, dựa trên khả năng và năng lực của nhân viên, manager đều có ý tưởng rõ ràng về những gì họ mong đợi ở mỗi cá nhân.

Hình 10: Manager cần đề cập những kỳ vọng với mỗi nhân viên

Nhiều manager giỏi sử dụng phương pháp mục tiêu SMART để xác định các kỳ vọng. Họ cũng đưa ra lý do cụ thể về những mong đợi của bản thân sẽ ảnh hưởng tích cực đến tổ chức và nhân viên như thế nào. Khi nhân viên hiểu lý do đằng sau của nhiệm vụ, họ sẽ tuân thủ hơn và mong muốn cống hiến để đáp ứng kỳ vọng.

5. Ưu tiên giao tiếp

Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để không chỉ duy trì mối quan hệ thân thiện ở nơi làm việc mà còn hoàn thành tốt công việc được giao. Các manager giỏi là những người đầu tiên nhận ra điều này, và do đó, đầu tư thời gian và năng lượng của họ vào việc đảm bảo một luồng giao tiếp xuyên suốt dự án.

Hình 11: Manager luôn tìm cách để giao tiếp được thông suốt trong dự án

Từ việc điều hướng các cuộc họp nhóm một cách đĩnh đạc đến cung cấp hướng đi đúng đắn trong dự án - một manager tuyệt vời đảm bảo rằng mọi thứ không bao giờ có mâu thuẫn, hiểu lầm. Thậm chí nếu cần thiết, họ sẽ sử dụng các nguồn sẵn có như công cụ giao tiếp online.

6. Mang đến những điều tốt đẹp cho mọi người

Chỉ 45% nhân viên hoàn toàn hài lòng với mức độ công nhận mà họ được trao. Các manager kém thường thiên vị, nhưng với mẫu người có tố chất, họ xác định và hiểu rõ sự khác biệt mà mỗi cá nhân mang lại, đánh giá hiệu quả công việc một cách công bằng, không định kiến. Ngay cả khi nhân viên phạm lỗi sai, họ phê bình mang tính chất xây dựng để nhân viên nhận ra sai lầm và làm việc chăm chỉ để sửa lỗi.

Các manager lý tưởng luôn có một quy trình đánh giá hiệu quả để thẩm định một cách công bằng. Họ sẽ cảm ơn vì những đóng góp của nhân viên, và khen thưởng nếu hoàn thành tốt công việc. Điều này giúp cải thiện tinh thần của nhân viên một cách lâu dài. Để làm được điều này, bạn cần thể hiện thái độ tôn trọng với các thành viên cấp dưới và cho thấy họ là tài sản quý giá của công ty. Chỉ khi có sự tin tưởng vào nhóm, bạn chắc chắn sẽ phát huy được những thế mạnh từ ​​họ.

Hình 12: Hãy khen thưởng nhân viên khi họ hoàn thành công việc, hay phê bình mang tính xây dựng để họ nỗ lực sửa sai

7. Tận dụng công nghệ mới nhất

Các manager thông minh biết rằng công nghệ (như phần mềm quản lý dự án hoặc công cụ giao tiếp online) luôn là cách thức để họ đơn giản hóa công việc nhóm và các thành viên cũng có thể theo dõi công việc của mình. Công nghệ giúp manager dễ dàng theo dõi tác vụ, báo cáo và quản lý thời gian nhanh chóng.

Hình 13: Công nghệ giúp manager và các thành viên trong nhóm dễ dàng quản lý công việc của nhau

Đây là lý do họ không bao giờ ngần ngại đầu tư vào các công cụ mới nhất. Thực tế, manager là những người tiên phong tìm kiếm các giải pháp công nghệ để làm cho công việc nhóm trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Bằng cách này, họ không chỉ giảm thiểu được sự phiền nhiễu mà còn mang lại lợi ích tốt nhất cho mọi thành viên trong nhóm.

8. Thành lập nhóm để thành công

Những manager giỏi không chỉ truyền cảm hứng cho nhóm, họ còn cần làm nhiều việc khác cho đến khi nhóm đạt đến đỉnh cao của thành công. Để đảm bảo điều này, bên cạnh làm phần việc của cá nhân, họ cũng chia sẻ nỗ lực của mình với mục tiêu chung của toàn đội.

Hình 14: Hướng đến sự thành công của nhóm là điều manager luôn cố gắng đạt được

Bằng cách tập hợp các khía cạnh của một đội nhóm thành công như giao tiếp, cộng tác, tin tưởng và làm cho mọi thứ rành mạch, các thành viên sẽ được manager giải thích mục đích khi mọi người nỗ lực làm việc. Từ đó, thành công mới đến với nhóm.

9. Truyền cảm hứng ở mọi cấp độ

Một manager giỏi không bao giờ thất bại trong việc truyền cảm hứng cho người khác. Cảm hứng này đến ở nhiều cấp độ, từ việc thúc đẩy tinh thần của cả nhóm khi mọi thứ không như ý đến việc nói chuyện với từng cá nhân khi họ đang đối mặt với các vấn đề trong cuộc sống riêng tư.

Hình 15: Manager luôn truyền cảm hứng cho người khác

Manager biết rằng vai trò của họ không chỉ giới hạn ở việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Thêm vào đó, họ còn đóng góp vào quá trình xây dựng văn hóa công sở tích cực, nhằm giúp các cá nhân phát triển và tiếp tục phấn đấu để tiến bộ hơn.

Với môi trường làm việc tràn đầy năng lượng, sự đổi mới và sáng tạo sẽ xuất hiện một cách tự nhiên. Cuối cùng, điều này tạo nên dấu ấn riêng biệt của nhóm - được dẫn dắt bởi một manager phân minh.

Lời kết

Nhìn chung, khi bạn trở thành một manager, bạn không chỉ xử lý công việc cá nhân mà còn của cả nhóm. Các thành viên trong nhóm đều mong muốn manager tin tưởng và tôn trọng họ. Vì vậy, một manager giỏi nên tạo được niềm hạnh phúc trong công việc, giúp mọi nhân viên phát triển các kỹ năng của mình để trở thành một phiên bản tốt hơn.

Hình 16: Mọi nhân viên Các thành viên trong nhóm đều mong muốn manager tin tưởng và tôn trọng họ

Có thể thấy, việc trở thành một manager thông minh không phải điều có thể làm trong một sớm một chiều mà yêu cầu nhiều nỗ lực và kiên định. MangoAds hy vọng bạn sẽ thấu hiểu điều này và chúc các bạn thành công!