Khi phỏng vấn xin việc, ngoài yếu tố chuyên môn, các nhà tuyển dụng rất quan tâm đến kỹ năng mềm. Tại sao lại như vậy? Trong bài viết hôm nay, MangoAds sẽ giúp bạn tìm lời giải đáp cũng như chia sẻ chi tiết về kỹ năng này, giúp bạn có hành trang vững chắc trước khi xin việc.

Khái niệm về kỹ năng mềm

Kỹ năng mềm là những khả năng vô hình và không yêu cầu kỹ thuật của một người. Một số loại kỹ năng mềm phổ biến gồm:

• Giao tiếp
• Làm việc nhóm
• Giải quyết vấn đề
• Khả năng lãnh đạo
• Có trách nhiệm

Đôi khi, kỹ năng mềm còn được xem là kỹ năng có thể chuyển đổi (transferable skills) hoặc kỹ năng chuyên môn.

Hình 1: Kỹ năng mềm liên quan đến tính cách của cá nhân

Kỹ năng mềm liên quan đến thái độ và trực giác của bạn. Vì các kỹ năng mềm ít ảnh hưởng đến trình độ và thiên về tính cách hơn, nên bạn cần nhận biết kỹ năng mềm của bản thân là gì và chứng minh điều đó trước khi nộp đơn xin việc.

Điều này đặc biệt đúng với quy trình tuyển dụng sau đại học - nơi mà transferable skills thường được ưu tiên hơn kinh nghiệm chuyên môn.

Sự khác nhau giữa kỹ năng mềm và kỹ năng cứng

Kỹ năng mềm và kỹ năng cứng đều có giá trị trong mọi ngành và môi trường làm việc và nhà tuyển dụng luôn yêu cầu cả hai kỹ năng này khi đăng tuyển.

Trong khi các kỹ năng mềm liên quan nhiều hơn đến tính cách, kỹ năng cứng lại có được thông qua giảng dạy chính thức như học đại học, tham gia các khóa học online, đào tạo tại chỗ,...giúp người học có kiến thức, khả năng chuyên môn để thực hiện một công việc cụ thể. Ví dụ, một người lập trình đòi hỏi phải có kỹ năng viết code, hay một bác sĩ cần có khả năng chẩn đoán chính xác bệnh lý,...

Hình 2: Cần có sự phân biệt giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm

Việc đánh giá hoặc đo lường kỹ năng cứng khá đơn giản. Nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn chứng minh như làm bài test trong thời gian phỏng vấn, xem giấy chứng nhận của kỹ năng đã đạt được. Ngoài ra, trong quá trình làm việc, công ty có thể kiểm tra để xác định xem liệu bạn có kiến thức thực sự phù hợp với công việc hay không..

Ngược lại, các kỹ năng mềm không được đào tạo chính thức, nhưng bạn hoàn toàn có thể thể phát triển chúng. Để bồi dưỡng kỹ năng mềm, bạn nên luyện tập quan sát và chú ý đến những người xung quanh, tự soi chiếu để chủ động cải thiện bản thân.

Tại sao kỹ năng mềm quan trọng?

Với các yêu cầu về kỹ năng mềm, nhà tuyển dụng sẽ sàng lọc được ứng viên lý tưởng nhất trong số những người phù hợp với vị trí công việc.

Trong môi trường làm việc cạnh tranh hiện nay, doanh nghiệp không chỉ đưa ra điều kiện về khả năng kỹ thuật và kiến thức chuyên môn, mà còn cần sự tương tác với người khác (đồng nghiệp, khách hàng). Đó chính là nguyên nhân kỹ năng mềm đóng vai trò không nhỏ đối với hầu hết các nhà tuyển dụng.

Thời gian đầu làm việc, công ty ưu tiên tìm kiếm những người có tiềm năng trở thành lãnh đạo. Họ sẽ không mong đợi bạn có kinh nghiệm làm việc dày dặn, nhưng họ muốn đánh giá liệu bạn có những phẩm chất tiềm năng để học hỏi và phát triển đối với vị trí này không.

Hình 3: Kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng

Trong mỗi lĩnh vực sẽ yêu cầu các kỹ năng mềm khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể:

• Một nhân viên bán hàng từng trải và có kiến thức sâu sắc về thị trường, nhưng lại thiếu kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân và đàm phán nên khó đạt được thỏa thuận và giữ chân khách hàng.
• Một chuyên viên về dịch vụ khách hàng có kỹ năng tổ chức tốt, và người này sẽ làm việc hiệu quả nếu có thể tương tác chuyên nghiệp với khách hàng, đồng thời có kỹ năng đồng cảm và lắng nghe.

Một môi trường lành mạnh và làm việc năng suất không thể thiếu các kỹ năng mềm. Xét cho cùng, đây là không gian giữa các cá nhân, là nơi để xây dựng các mối quan hệ, trao đổi quan điểm và giải quyết xung đột.

TOP 10 kỹ năng mềm quan trọng cần có

MangoAds được phép chia sẻ một số kỹ năng mềm quan trọng đang được các nhà tuyển dụng ưu tiên trong năm nay:

Giao tiếp

Một người giao tiếp giỏi sẽ biết cách điều chỉnh giọng điệu và phong cách theo từng đối tượng cụ thể, tiếp thu và thực hiện đúng theo hướng dẫn cũng như giải thích các vấn đề phức tạp cho đồng nghiệp và khách hàng.

Hình 4: Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ biết linh hoạt về giọng điệu với từng cá nhân

Tuy nhiên, chúng ta thường quên lắng nghe - một trong những yếu tố của kỹ năng giao tiếp. Kỹ năng lắng nghe giúp bạn học hỏi và phản ứng chính xác với bất kỳ tình huống gặp phải, dù bạn đang giải quyết khiếu nại của khách hàng hay làm việc với đồng nghiệp.

Bên cạnh đó, không thể bỏ qua kỹ năng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ.

Với kỹ năng ngôn ngữ, đây sẽ là chìa khóa để nuôi dưỡng các mối quan hệ tôn trọng và hợp tác giúp nâng cao hiệu quả công việc. Giao tiếp bằng văn bản cũng cần áp dụng kỹ năng ngôn ngữ.

Hiện nay, rất nhiều cuộc giao tiếp kinh doanh được thực hiện thông qua email. Vì vậy, bạn nên chú trọng các quy tắc viết email chuẩn và đưa ra các hướng dẫn ngắn gọn, súc tích.

Tạo động lực cho bản thân

Nếu bạn có một thái độ tích cực và chủ động trong công việc, doanh nghiệp sẽ không cần giám sát bạn liên tục. Điều này không chỉ thể hiện độ tin cậy và cam kết mà còn cho thấy bạn thật sự có thể làm việc hiệu quả.

Để chứng minh những động lực làm việc của bản thân, bạn có thể tham khảo một số thái độ sau:

• Lạc quan
• Cầu tiến
• Cam kết
• Chủ động

Khả năng lãnh đạo

Khả năng lãnh đạo là một kỹ năng mềm mà bạn có thể bộc lộ ngay cả khi không trực tiếp quản lý người khác.

Những người có kỹ năng lãnh đạo vững chắc sẽ có khả năng truyền cảm hứng cho những người khác và dẫn dắt đội nhóm đến thành công.

Hình 5: Người có khả năng lãnh đạo sẽ dẫn dắt đội tiến lên

Một số các kỹ năng hữu ích cần có ở một người lãnh đạo bao gồm:

• Có thái độ và tầm nhìn tích cực
• Khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả
• Kỹ năng giải quyết vấn đề hoặc quản lý xung đột
• Khả năng giao tiếp hiệu quả
• Tố chất tạo động lực cho bản thân và cả người khác

Nếu bạn có kỹ năng lãnh đạo, hãy mạnh dạn chứng tỏ điều đó bằng cách cho thấy bạn đã ảnh hưởng tích cực đến người khác như thế nào để đưa một dự án đi đến thành công.

Có trách nhiệm

Tinh thần trách nhiệm là kỹ năng mềm ít được đề cập, nhưng vẫn được nhà tuyển dụng coi trọng.

Nếu bạn không có trách nhiệm với công việc được giao, bạn sẽ làm việc kém năng suất và không đạt được hiệu quả mong muốn.

Vì vậy, bạn nên trau dồi các đức tính sau để có được mức độ trách nhiệm cao:

• Đáng tin cậy
• Tính kỷ luật
• Nghị lực
• Sự tận tâm
• Trách nhiệm giải trình

Hình 6: Tạo động lực cũng là cách để tăng mức độ trách nhiệm

Với tinh thần chịu trách nhiệm, bạn không chỉ nắm quyền làm chủ các mục tiêu của bản thân mà còn cả mục tiêu lớn hơn của công ty. Để làm được điều này, bạn cần chủ động học hỏi và cải thiện, chấp nhận chịu trách nhiệm cho bất kỳ thất bại nào và nghiêm túc tìm giải pháp để đạt được thành công.

Làm việc nhóm

Tương tự như khả năng lãnh đạo, khả năng làm việc nhóm cần có sự kết hợp của nhiều kỹ năng mềm. Làm việc nhóm cùng hướng đến một mục tiêu chung nên mỗi cá nhân cần có trực giác và nhạy bén tốt, từ đó biết khi nào nên lãnh đạo và cần lắng nghe. Một nhóm hiệu quả bao gồm các thành viên có khả năng nhận thức cũng như sẵn sàng hỗ trợ đồng đội khi họ cần.

Giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề không chỉ yêu cầu kỹ năng phân tích, sáng tạo và phản biện mà còn có tư duy cụ thể. Nếu bạn tiếp cận vấn đề với một cái đầu “lạnh” và chuyên nghiệp, bạn dễ dàng đưa ra giải pháp hữu hiệu hơn.

Đặc biệt, đây là kỹ năng cần dựa vào tinh thần đồng đội chứ không phải giải quyết một mình. Vì vậy, sẽ là một lợi thế khi bạn xác định được người có thể hỗ trợ và cách thức họ làm cho bạn.

Hình 7: Kỹ năng giải quyết vấn đề đòi hỏi cái đầu “lạnh”

Tính quyết đoán

Tính quyết đoán thể hiện qua khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả, đặc biệt là khi bị áp lực. Kỹ năng này không đồng nghĩa với sự liều lĩnh hay bốc đồng. Để trau dồi kỹ năng quyết đoán, bạn cần có:

• Khả năng đưa mọi thứ trở thành quan điểm
• Cân nhắc các tùy chọn
• Đánh giá tất cả thông tin liên quan
• Dự đoán bất kỳ hệ quả (tốt/xấu)

Một nhân viên quyết đoán sẽ chịu trách nhiệm hậu quả cho các quyết định của mình, và chấp nhận sửa sai. Vì vậy, người này có thể đảm bảo không bỏ lỡ cơ hội bởi các cuộc phân tích hoặc tranh luận dài dòng.

Khả năng làm việc dưới áp lực và quản lý thời gian

Những công việc mang đến thu nhập lớn thường đi kèm với áp lực về thời gian (deadline). Nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm các ứng viên thể hiện thái độ quyết đoán, khả năng suy nghĩ rạch ròi và có khả năng giảm bớt căng thẳng. Quản lý thời gian là kỹ năng liên quan mật thiết đến vấn đề làm việc dưới áp lực và deadline.

Hình 8: Bạn có thể sắp xếp ưu tiên công việc nếu có khả năng quản lý thời gian

Nếu bạn quản lý tốt thời gian, bạn sẽ biết sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ và công việc cá nhân một cách hiệu quả, đồng thời có khả năng tiếp nhận các nhiệm vụ mới.

Tính linh hoạt

Một trong những kỹ năng mềm quan trọng chính là sự linh hoạt. Nó thể hiện thái độ sẵn sàng, lạc quan khi đón nhận những nhiệm vụ mới và thử thách mới.

Một người linh hoạt sẽ sẵn sàng giúp đỡ tổ chức khi cần thiết, đảm nhận thêm trách nhiệm và có thể thích ứng nhanh chóng khi kế hoạch thay đổi.

Đàm phán và giải quyết xung đột

Để trở thành một nhà lãnh đạo tiềm năng, bạn không nên bỏ qua kỹ năng mềm này. Một người đàm phán giỏi sẽ biết cách thuyết phục và tạo sức ảnh hưởng, đồng thời có sự nhạy bén để tìm kiếm một giải pháp có lợi cho các bên liên quan.

Tương tự, việc giải quyết xung đột phụ thuộc vào kỹ năng cá nhân, và khả năng thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp và khách hàng.

Hình 9: Kỹ năng đàm phán và giải quyết xung đột cần có ở một người lãnh đạo

Làm sao để cải thiện kỹ năng mềm?

Giống như kỹ năng cứng, bạn nên dành thời gian xem xét kỹ năng mềm của mình là gì (hoặc hỏi thêm từ những người hiểu rõ về bạn). Theo đó, hãy làm nổi bật chúng trong resume và trong buổi phỏng vấn.

Đặc biệt, bạn cần nghiên cứu thật kỹ về công ty mà bạn đang ứng tuyển và xác định kỹ năng mềm nào của bạn phù hợp với vị trí công việc nhất.

Sau khi xác định, hãy đề cập trọng tâm các kỹ năng đó trong resume hoặc thư xin việc, và luyện nói về chúng trước khi phỏng vấn.

Bạn nên chứng minh cho nhà tuyển dụng bằng những thời điểm sử dụng kỹ năng mềm như trong làm việc, học tập của kinh nghiệm cá nhân:

• Nếu là sinh viên, bạn sẽ có kinh nghiệm về việc giải quyết nhiều deadline và trách nhiệm tham gia hoạt động ngoại khóa.
• Nếu từng làm công việc liên quan đến dịch vụ khách hàng, bạn có thể đã sử dụng kỹ năng giao tiếp và giải quyết xung đột của mình để quản lý khiếu nại.
• Thể hiện kỹ năng giao tiếp kể cả trong resume: cung cấp thông tin rõ ràng và tránh sai chính tả.
• Trong cuộc phỏng vấn, hãy thể hiện kỹ năng giao tiếp cá nhân chuyên nghiệp như giao tiếp bằng mắt, bắt tay, lắng nghe kỹ các câu hỏi và trả lời đầy đủ.

Hình 10: Chứng minh cho nhà tuyển dụng bằng kinh nghiệm về kỹ năng mềm

Có thể trau dồi kịp kỹ năng mềm hay không?

Dù kỹ năng mềm không dễ học như kiến thức và kiểm tra bằng kỳ thi, nhưng bạn chắc chắn có thể cải thiện kỹ năng mềm theo thời gian. MangoAds sẽ chia sẻ đến bạn một số mẹo như sau:

• Tự đánh giá bản thân: Trước hết, bạn cần thành thật xem bản thân còn thiếu sót ở đâu. Bạn cũng có thể nhờ bạn bè hoặc người thân xác định điểm mạnh và điểm yếu thực sự giúp bạn.
• Tìm kiếm các khóa đào tạo online: Sau khi xác định những điều cần cải thiện, hãy tìm hiểu và tham gia một số khóa học online về kỹ năng mềm.

Hình 11: Tham gia một số khóa học e-learning về kỹ năng mềm

• Quan sát những người khác: Nhìn vào những tấm gương sáng liên quan đến kỹ năng mềm mà bạn muốn cải thiện. Nếu bạn có quen biết với họ, hãy mạnh dạn nhờ họ đưa ra lời khuyên hoặc đào tạo cho bạn.
• Luyện tập: Hãy thực hành sử dụng các kỹ năng mới học với bạn bè hoặc gia đình trước khi phỏng vấn. Điều này sẽ giúp bạn tăng sự tự tin để áp dụng những kỹ năng này vào môi trường làm việc thực tế.

Thông qua bài viết, MangoAds hy vọng bạn “bỏ túi” được những kỹ năng quan trọng mà nhà tuyển dụng đang kiếm tìm. Chúc các bạn thành công!