Form quản lý công việc là một công cụ hữu ích giúp phân bổ công việc, và chia rõ các chức năng cụ thể khi làm việc với đối tác hay làm việc nhóm. Với cá nhân, form quản lý công việc giúp bạn tiết kiệm được thời gian, và không bỏ sót công việc. Bài viết này sẽ cho các bạn cái nhìn rõ hơn thông qua các ví dụ thực tiễn của việc sử dụng bảng quản lý công việc của các doanh nghiệp lớn trên khắp thế giới. Cách quản lý công việc hiệu quả này gợi ý công cụ tạo form quản lý phù hợp cho cá nhân, và doanh nghiệp.

Đặc điểm chức năng của từng bảng quản lý công việc

Nếu các bạn chưa biết bảng quản lý công việc có chức năng là gì, các bạn có thể xem lại tại đây. Dưới đây là một số ví dụ điển hình về form quản lý công việc chất lượng: 

1. Đại học Stanford

Form quản lý công việc của Đại học Stanford là một mẫu 10 trang chứa mục lục hoàn chỉnh, với 10 mục và phụ lục rõ ràng.

Hình 1: Form mẫu quản lý công việc của Đại học Stanford

Đây là form mô tả đầy đủ chức năng hoàn chỉnh gồm: rủi ro, giả thuyết, phạm vi dự án, nhu cầu kinh doanh, mô tả chức năng và các trường hợp sử dụng. Bên cạnh đó, bảng theo dõi còn có một phần được đề xuất link đến các mô hình hoặc nguyên mẫu, hay một bảng để mọi người trong nhóm điền vào các vấn đề có thể xảy ra.

2. Mẫu quản lý công việc của website Smartsheet

Nếu bạn đang tạo một website, một trang thương mại điện tử hoặc blog, form công việc đến từ Smartsheet sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình xây dựng website đó.

Bảng theo dõi ngắn này gồm các câu hỏi giúp bạn mô tả chi tiết về website dự kiến xây dựng mà không cần bất kỳ kiến ​​thức kỹ thuật nào. Form gồm các phần như mục đích, mục tiêu kinh doanh, đặc điểm người dùng mục tiêu và tổ chức của website.

Form này giúp bạn phác thảo ý tưởng , cùng với các tính năng sẽ hoạt động của website, các tiện ích khác tham khảo trên website của đối thủ cạnh tranh.

3. PMP NextGen

Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu quản lý công việc đầy đủ, có cấu trúc tốt, bố cục hợp lý và giao diện dễ nhìn, form quản lý công việc từ PMP NextGen là gợi ý thích hợp. Form này dựa trên hệ thống phần mềm PMP được các dược sĩ sử dụng để báo cáo theo từng đơn thuốc.

Hình 3: Mẫu yêu cầu chức năng của PMP NextGen

Bố cục bảng quản lý được phân chia rõ ràng, nghĩa là bất kỳ ai đọc tài liệu đều có thể dễ dàng điều hướng đến bất kỳ phần tử khác có trong biểu mẫu.

4. Klariti.com

Klariti là một website cung cấp đa dạng form cho nhiều mục đích từ thương mại, phát triển phần mềm, web và ứng dụng. Chúng cung cấp các tài liệu để kiểm tra, phát triển phần mềm, thiết kế quy trình kinh doanh và các công trình nghiên cứu.

Hình 4: Mẫu tài liệu đặc tả chức năng của Klariti

Mẫu quản lý công việc dài 27 trang của Klariti có định dạng MS Word. Mẫu Klariti cho phép nhập thông số kỹ thuật của các chức năng liên quan đến thao tác dữ liệu, xử lý dữ liệu, tính toán, điều kiện và hơn thế nữa. Nó có sẵn trên website Klariti và được bán với giá 9,99 đô la.

5. Almooc.com

Form quản lý công việc của Almooc.com dài 11 trang, đi kèm với phần phụ lục, bảng thuật ngữ để giải thích các thuật ngữ và từ viết tắt đặc biệt cho sản phẩm.

Hình 5: Form quản lý công việc mô tả đầy đủ chức năng của Almooc

Bảng quản lý công việc trên Almooc.com bao gồm 4 phần chính: phần giới thiệu (gồm mục đích, phạm vi, và nền tảng); phương pháp; các yêu cầu chức năng (để trình bày ngữ cảnh, yêu cầu của người tham gia); và sơ đồ luồng người dùng.

Trong sơ đồ luồng người dùng, bạn sẽ thêm các yêu cầu về giao diện người dùng, yêu cầu cấu hình hệ thống, chuyển đổi dữ liệu, yêu cầu hoạt động cơ bản về những thứ dư thừa so với các thông số kỹ thuật chức năng.

Gợi ý xây dựng form với Justinmind

Kiểm tra các thông số kỹ thuật của sản phẩm

Sử dụng Justinmind, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng kiểm tra chức năng của sản phẩm mô phỏng trên người dùng thật trước khi bắt đầu giai đoạn viết code. Sử dụng Justinmind kết hợp với các công cụ tích hợp như UserTesting và Hotjar.

Bạn có thể sử dụng hệ thống Justinmind để thêm các thao tác phức tạp trong quy trình làm việc. Việc này cho phép mọi người trong team có thể theo dõi từng bước xây dựng để hoàn thiện sản phẩm. Sau đó, bạn sẽ xuất các mẫu sản phẩm sang HTML. 

Những Mô-đun cần phải có

Khi nói đến mẫu tài liệu tạo yêu cầu và đặc tả chức năng, bạn cũng có thể sử dụng công cụ tạo form sẵn, chẳng hạn như Justinmind.

Vì các công cụ tạo mẫu được sử dụng trước khi mã nguồn được viết, nên việc tạo tài liệu một cách tự động vừa hữu ích, vừa nhanh chóng. Bạn không cần tốn thời gian tạo các tài liệu dài dòng bởi các developer của bạn có thể hiểu chính xác những gì bạn muốn.

Trong giao diện Justinmind, có một tab ở trên cùng bên phải là Requirements. Tại đây trong mô-đun trong mục Requirements, bạn sẽ tìm thấy một cái nhìn toàn diện về tất cả các Requirements, gồm lịch sử phiên bản, các phần liên quan và nhận xét.

Hình 6: Công cụ tạo mẫu

Các widget bạn đặt trên canva có thể dễ dàng chỉnh sửa bằng cách click chuột phải vào chúng. Các tính năng này cho phép các team làm việc cộng tác với nhau, việc này rất hiệu quả.

Để đảm bảo hiển thị đầy đủ và hợp tác giữa các nhóm, Justinmind cũng cho phép bạn tích hợp dễ dàng với JIRA. Một lần click vào nút File> Xuất sang Tài liệu và bạn sẽ có tài liệu của mình - hình ảnh và tất cả sản phẩm!

Tổng kết

Việc tạo ra và sử dụng form quản lý công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và ngân sách của công ty. Bảng theo dõi, quản lý công việc giúp cho tất cả thành viên trong team làm việc theo đúng hướng phát triển của dự án. Việc đi chệch hướng có thể dẫn đến một dự án kém hiệu quả, và khiến các cá nhân thất vọng. Vì vậy, để hạn chế sự căng thẳng của mọi người, tốt nhất nên có cách quản lý công việc hiệu quả trong kế hoạch, được tính toán kỹ lưỡng! Chúc các bạn thành công!